Algo importante a la hora de definir nuestro mensaje como institución, es adaptarlo a los distintos grupos meta que tenemos, pues no sólo el lenguaje a utilizar es distinto, si no que cada grupo meta requiere información diferenciada para captar nuestro mensaje en su totalidad.
De nuestra capacidad para definir mensajes personalizados va a depender el éxito de nuestra estrategia de comunicación.
Paso 1: Elección del Público Meta:
Lo primero que debemos hacer es Definir quiénes serán nuestros públicos metas, o dicho de otra manera, ¿a quiénes queremos llegar?, usualmente las organizaciones cuentan con los siguientes público meta:
- Contrapartes
- Donantes
- Beneficiarios
- Medios de Comunicación.
- Voluntarios
- Trabajadores
- Autoridades Locales
Paso 2: Definir el mensaje para cada público meta:
Para este paso, el siguiente cuadro puede sernos de ayuda:
| Público Meta | Mensaje |
| Donantes | Por ejemplo, para los donantes, lo más importante para un donante, es que seas profesional, con una larga trayectoria de trabajo, que son honestos y confiables, Transparentes y que cuentan con procedimientos institucionales y contables que garanticen que sus fondos serán usados en lo que se dijo que se usarían. |
| Contrapartes | |
| Beneficiarios | |
| Medios de Comunicación | |
| Voluntarios | |
| Trabajadores | |
| Autoridades Locales. |
Termina de llenar el cuadro, escribiendo claramente el mensaje que quieres transmitir para cada uno de los públicos meta que estableciste en el primer paso.
Paso 3: Definir el lenguaje a utilizar.
Tan importante como el mensaje a compartir es el lenguaje que se utiliza para compartirlo, en este caso, por ejemplo, si trabajamos con niños y adolescentes, no vamos a utilizar el mismo lenguaje que utilizamos con las autoridades locales, y ese lenguaje va a depender del mensaje que queremos transmitir...
| Público Meta | Mensaje | Lenguaje |
| Donantes | Que somos profesionales honestos, confiables Transparentes y buenos administradores de los fondos confiados. | Profesional. |
| Contrapartes | ||
| Beneficiarios | ||
| Medios de Comunicación | ||
| Voluntarios | ||
| Trabajadores | ||
| Autoridades Locales. |
Una vez que ya hemos definido El público meta, el mensaje y el lenguaje a utilizar, es la hora de decidir las herramientas que utilizaremos para hacerlo:
Paso 4: Elegir las herramientas a utilizar.
Es importante que a la hora de elegir esas herramientas tomemos en cuenta las condiciones del público meta y actuemos en correspondencia, en ningún momento nuestra comunicación con ellos debe ser intrusiva, o representar un gasto, después de todo, somos nosotros los que queremos comunicar un mensaje, así por ejemplo... Si trabajamos con campesinos, lo más probable es que no tengan acceso a internet, o este represente un gasto en su presupuesto...
Para plasmar las herramientas a utilizar podemos utilizar el siguiente formato:
| Público Meta | Mensaje | Lenguaje | Herramientas |
| Donantes | Que somos profesionales honestos, confiables Transparentes y buenos administradores de los fondos confiados. | Profesional. | Boletín Institucional. Informes de Actividades. Vídeos. (en general lo que les ayude a divulgar su quehacer institucional) |
| Contrapartes | |||
| Beneficiarios | |||
| Medios de Comunicación | |||
| Voluntarios | |||
| Trabajadores | |||
| Autoridades Locales. |
Una vez lleno el cuadro tendrás una idea de cómo personalizar el mensaje de tu institución ante los distintos grupos meta con los que cuentas.
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