Hace muchas lunas cuando trabajaba como coordinadora de un proyecto educativo, dentro de una Organización sin fines de lucro una de las cosas que más odiaba de mi trabajo era la realización del informe, y es que toda la información que necesitaba para el informe estaba en forma física (en forma de memorias, listados de asistencia, informes productivos, notas, etc.) eso significaba que debía dedicar al menos 1 semana para digitalizar toda esa información, y sólo una vez que terminaba podía empezar a trabajar en el informe, pero dio la casualidad que en el año 2015 me enferme y tuve que ausentarme por tres meses de mi trabajo, y justo en ese período Google puso google forms de manera gratuita, así que aproveche la tecnología y utilice esa herramienta para solicitar los informes mensuales a mis compañeros, de tal manera, que aunque yo no estuve durante ese período, conté con la información y entregue los informes en tiempo y forma.

La semana pasada estuve impartiendo una capacitación sobre G-Suite para la comunicación institucional, dentro de las que estaba Google forms, y fue entonces que pensé en escribir este artículo, nombrando algunas formas en que Google Forms puede ser utilizado en la comunicación de tu institución.


¿Cómo usar Google Forms en mi comunicación institucional?

1. Para Realizar Encuestas.

Empezaremos por la obvia, Google forms fue creada para realizar encuestas, es bastante fácil hacer el formulario, compartirlo por distintas vías (email, whatsapp, redes sociales, página web, etc.), pero lo que verdaderamente me encanta es la tabulación de datos… dentro del mismo formato, te permite ver resultados consolidados o por encuestas, te muestra gráficos y lo mejor de todo… te permite bajar en un archivo la base de datos si necesitas trabajarla más. Puedes aprender cómo hacer un formulario aquí.

2. Fichas de Inscripción.

¿Tienes un evento próximo y necesitas que se inscriban?, ya no tienes que usar un archivo de word o excell o algo parecido que la gente tendría que enviar escaneado, o en un documento de word, y después te tocaría hacer el consolidado de todas las fichas… ahora basta con un formulario, cuyo link lo puedes enviar por correo electrónico, o incluirlo en una página web.

Hace dos años me pidieron una base de datos para un grupo de clases de más de 200 estudiantes, pero eran diferentes encuestadores, y corría el riesgo de que se perdieran fichas al copiar o pegar para unificar en un sólo documento… ¿la solución?, cree una ficha de inscripción con google forms, le envíe el link a cada uno de los encuestadores / digitadores, y cuando estuvieron completas, simplemente baje la base de datos en mi computadora.

3. Informes.

Fue prácticamente mi primer acercamiento con esta herramienta, sólo debo hacer la observación de que para hacer un formulario que te permita recopilar la información necesaria, necesitas primero definir las necesidades de información, y en base a eso diseñar el formato. Si te interesa, te dejo el formato que yo utilizo para definir la información necesaria para rendir cuentas en un proyecto.

4. Memorias de Actividades.

Muy parecido al punto anterior, Si elaboras un formulario para las memorias de las capacitaciones y sobre él montas todas las memorias de las capacitaciones impartidas, al final tendrás un documento donde te dirá cuántas capacitaciones dio cada técnico, las personas que asistieron, la cantidad de capacitaciones, los temas, en fin, toda la información que necesites en un sólo documento.

5. Evaluaciones de los eventos realizados.

Así como los puedes utilizar para hacer una ficha de inscripción, también puedes utilizarlo para evaluar las actividades realizadas.

6. Rendiciones de cuentas

Puedes diseñar un formulario, que permita a los trabajadores rendir cuentas de un viaje, de una actividad, etc., con el agregado de que te pueden enviar una fotografía / imagen de los recibos / listados de asistencia, y cualquier otro documento que necesites, así no tienes que esperar a que esa persona regrese a la sede de tu organización para ir trabajando en el informe (se que esto les va a gustar mucho a los contadores / administrativos).

7. Auto evaluaciones / Exámenes.

Si impartes capacitaciones, o quieres confirmar los conocimientos adquiridos, Google Forms te ofrece la posibilidad de crear exámenes y auto evaluaciones.

Estas son sólo 7 ideas, pero como siempre digo… en cuanto a las herramientas tecnológicas, el límite lo pone tu imaginación.