Tengo que reconocer que soy fan indiscutible de las agendas, me he dedicado a encontrar opciones digitales para llevar mi agenda… he encontrado varias opciones, pero ninguna que me satisficiera en realidad, pero eso término, pues me he enamorado de G-Suite y sus herramientas, una de las principales es Google Calendar, entre otras cosas, por que es gratis y en general no debes instalar nada para trabajar en él… pero Google Calendar es más que un simple calendario… Aquí te traigo


10 formas en que Google Calendar facilitará tu vida…

1. Crear un Calendario Compartido:

Una de las actividades fijas que se hacen en cada organización es la presentación de la planificación del mes, se trabaja en un formato electrónico, se imprime y se le entrega una copia al jefe inmediato y posiblemente otra a recursos humanos… pero yo me pregunto… ¿Ellos le dan uso a ese papel, digo, para algo más que justificar ante la auditoría el trabajo realizado durante el mes?, la verdad no me imagino a alguien que tenga a su cargo a 10 o 15 personas andando en su agenda de mano los 10 o 15 calendarios impresos… le veo más lógica a tener en su calendario de google el calendario de todos sus sub alternos, con la posibilidad de imprimir ese calendario y anexarlo a informes, y otros trámites administrativos.

Pues con Google Calendar cada sub alterno puede compartir contigo su calendario, puedes asignarle a cada calendario un color distinto y tendrás en la palma de tu mano su calendario actualizado… Si quieres saber cómo hacerlo, haz clic aquí.

2. Tener diferentes calendarios y mostrarlos u ocultarlos a tu conveniencia.

Por otro lado, si tienes 10 o 15 personas compartiendo su calendario, además de tus propios calendarios, tu pantalla puede verse algo llena, para ello Google creo la posibilidad de mostrar u ocultar un calendario según te sea conveniente, de esta manera, puedes ver en tu pantalla el calendario de todo tu equipo, o el calendario de un sólo miembro de tu equipo… Para aprender a hacerlo, haz clic aquí.

3. Crear Recordatorios y hacer un listado de tareas.

Yo usualmente empiezo el día escribiendo un listado de las tareas que debo hacer durante el día, y anoto algunos recordatorios en los márgenes, pero ahora con Google te da la posibilidad de crear un listado de tareas, o recordatorios según sean tus necesidades, de tal manera que no olvides nada. Para aprender a hacerlo, haz clic aquí.

4. Configurar eventos que se repiten.

Ahora imagínate que tienes una actividad que se repite periódicamente (podría ser, reunión de personal el primer lunes del mes), y usualmente te tocaría programar todas y cada una de las reuniones en tu calendario… pues con Google Calendar, puedes configurar un evento para que se repita de manera periódica, lo que significa que ya no tendrás que preocuparte de estar programando ese evento en particular. Para aprender a hacerlo, haz clic aquí.

5. Invitar a tus contactos a los eventos.

Imagínate que tienes programado un evento, como la reunión con tu equipo de trabajo, o una visita de campo, pero debes cambiar la fecha en que se realizará, puedes ponerte a llamar por teléfono a cada uno de los que iban a participar, o, si creaste el evento y los invitaste a participar, una vez que cambies el evento al que los has invitado, les será notificado el cambio sin mayor contratiempo. Si quieres aprender a hacerlo, haz clic aquí.

6. Adjuntar archivos.

En el artículo anterior sobre Comunicación Interna hablábamos de la importancia de optimizar tus reuniones, y entre las ideas que mencionábamos estaba el hacer llegar la agenda del día, o algún documento que hubiera que leer previamente… pues con Google calendar, junto al evento puedes anexar, además de la información sobre el mismo, los documentos que necesites que tengan de manera previa, o inclusive, en el caso de que la actividad sea una capacitación, taller, etc. puedes anexar el link para que rellenen la memoria y evaluación del evento. Para aprender a hacerlo, haz clic aquí.

7. Comprobar la disponibilidad para organizar una reunión.

Ahora imagina que tienes una videoconferencia con un donante, o contraparte del otro lado del mundo… o inclusive, que tienes una reunión con otros organismos y necesitas saber la disponibilidad de los otros participantes… antes de Google Calendar tendrías que ponerte de acuerdo con ellos mediante llamadas de teléfono o email, ahora puedes comprobar de antemano la disponibilidad y programar tu reunión en base a eso. ¿Quieres aprender cómo hacerlo?, haz clic aquí.

8. Añadir la ubicación a tus eventos.

Ya sea para que tus invitados sepan dónde será el evento, o para que tu jefe lo sepa, Google te permite poner la ubicación del evento, y si el lugar está registrado en Google Maps, al hacer clic sobre él abre un mapa que muestra la ubicación, forma de llegar y demás información pertinente.

9. Recibir Notificaciones en tu correo.

Una vez que tienes tu evento programado, tienes la opción de crear una notificación que te envíe a tu correo un recordatorio del evento (tú defines con cuánto tiempo de anticipación), y si el evento es compartido, también puedes definir que a tus invitados les llegue la notificación. Para aprender a hacerlo haz clic aquí.

10. Recibir un email con la agenda de cada día.

Si eres una persona muy ocupada, lo más probable es que tengas muchas actividades durante el día (reuniones, salidas, entrega de informes, etc.) y posiblemente debas revisar tu calendario durante el día para asegurarte de no perderte nada… pues te cuento que Google calendar también te da la opción de recibir diariamente tu agenda diaria en tu bandeja de entrada, ya con ese documento en mano, puedes imprimirlo. Aprende a hacerlo aquí (es la número 25)

Y tú, ¿conocías estos trucos de google calendar?