En los últimos posts hemos estado construyendo el plan de comunicación de nuestra organización, hasta el momento hemos:

  1. Trabajado el diagnóstico de nuestra institución.
  2. Utilizado la herramienta FODA.
  3. Redactado nuestros objetivos Smart.
  4. Elaborado el perfil de nuestro público meta y
  5. Definido el tono de voz que tendrá nuestra comunicación con ese público meta…

Llego la hora de definir las herramientas que utilizaremos para comunicarnos y como ya habíamos visto, las herramientas que decidas utilizar dependerán en gran medida de:

  1. Los Objetivos de nuestro plan de comunicación.
  2. El tipo de comunicación que queremos entablar.
  3. Los recursos disponibles para realizar el plan de comunicación institucional.
  4. Nuestro Público Meta, y
  5. El tono de voz que vayamos a utilizar…

 

Una vez definidos los 5 puntos anteriores sólo queda elegir las herramientas a utilizar, por lo que aquí te ofrezco


30 Herramientas para optimizar la comunicación en tu organización.

Para tu comodidad he dividido la lista en dos categorías:

  1. Herramientas Offline, o que no necesitas tener presencia en la red para utilizarlas.
  2. Herramientas Online, que necesita forzosamente una conexión a Internet.

¿Listo para Empezar?

 

Herramientas Offline:

1. Presentación Institucional: Es un documento donde presentas a tu organización, su historia, sus proyectos, público meta, valores, visión, misión, territorio de incidencia, retos y dificultades y por supuesto los Logros alcanzados y los casos de éxito individual o colectivo que quieras que se conozcan

2. Logotipo: Una vez que tengas tu logotipo, es importante que toda la documentación oficial se realice en papelería membretada.

3. Plantilla estándar para las presentaciones / documentos más importantes de tu organización: Créeme, te ahorrarás muchísimo tiempo y esfuerzo si ya cuentas con una plantilla y no tienes que andar buscando una nueva cada vez que la necesitas.

4. Base de datos de contactos: Ten en una base de datos los contactos más importantes de tu institución, como son: Donantes, contrapartes, autoridades, etc.… pues una vez que tengas tu boletín de noticias podrás más fácilmente enviárselos de manera directa.

5. Mensajes actualizados en el buzón de voz de tu teléfono: En comunicación es importante aprovechar todas las oportunidades posibles para visibilizar tu organización, y ya que configurar el buzón de voz de tu teléfono es posible, ¿Por qué no hacerlo?

6. Material de divulgación para hacer Networking: Invierte en un buen banner, y en algunos flyers (como mínimo), así, en cada reunión, taller, feria, seminario, y actividades por el estilo podrás posicionar la imagen de tu institución…

¿No te alcanza para un banner?, te voy a contar, en el año 2013, me toco asistir a varios talleres y seminarios en un periódico relativamente corto, y aunque en la agenda del evento no estaba, siempre había un espacio para compartir información de la institución… como mi proyecto tenía fondos bastante limitados en este rubro, imprimí el logotipo de la institución donde trabajaba, unas tres o cuatro buenas fotografías, la información más importante de mi organización (todo en hojas tamaño carta) y lo caminaba en un folder, así cuando tenía que representar a mi institución, lo único que necesitaba era masking tape… claro, no tenía la misma calidad que un banner profesional, pero al menos, mi institución era representada.

7. Cartas de agradecimiento e informes de progreso de cada proyecto: Al menos una vez cada seis meses prepara una carta (no de tu parte, o de la institución, si no de los beneficiarios), donde ellos cuenten los éxitos que han tenido gracias al proyecto, inclúyele fotografías, algún dibujo realizado por los beneficiarios, etc. Y da las gracias por el apoyo recibido. A final del año deberías preparar un informe anual y enviarlo también a cada donante.

8. Reuniones laborales y Eventos Empresariales: Recuerda que la comunicación no sólo es para fuera… Tus colaboradores también cuentan.

9. Circulares, memorandums, etc.: Toda papelería o documentación interna debe contar con el logotipo y slogan de tu organización (además de la dirección, teléfono, email, página web y colocar los íconos de las redes sociales en las que estas).

10. Tablón de anuncios: No todos los empleados de una empresa están tan acostumbrados al mundo virtual, por lo que si hay información que deba conocer todo el personal, colócala en el tablón de anuncios, y coloca este en una ubicación bastante visible (como en el reloj donde marcan la entrada y salida).

11. Buzón de sugerencias: La comunicación no debe ser vertical, según los nuevos paradigmas la comunicación horizontal es fundamental para el correcto funcionamiento de una organización, facilita esto colocando buzones de sugerencias, puede ser de manera general, o en casos concretos (como, por ejemplo, la calidad de ciertos servicios) … y no sólo lo tengas por tenerlo, escucha lo que la gente tiene que decir.

12. Círculos de calidad: ¿En qué consiste?, en que un grupo de personas especialistas en su campo (y que trabajen en tu organización) se reúne a evaluar el trabajo que se realiza y las formas en que se podría mejorar y brinda propuestas a la dirección.

13. Encuestas aleatorias tanto al personal, como a los beneficiarios: No es necesario que sean largas, pero si te darán información confiable de lo que en realidad siente la gente con relación a tu organización.

14. Boletín Informativo: No debe ser muy grande, basta con que hables de un proyecto, o des noticias importantes en el ramo en el que trabajas.

15. Revista Corporativa: Casi como un Boletín, pero con muchas más secciones, en ella puedes incluir eventos, noticias, artículos, etc.… tu imaginación es el límite… Eso sí, recuerda, al ser una revista corporativa debe seguir los lineamientos institucionales.

16. Memoria Institucional: Además del hecho de que al presentarte a convocatorias de proyectos es uno de los documentos que debes anexar, la memoria institucional te permite hacer un repaso de los logros obtenidos durante el año, además, si agregas datos contables, fortalece la imagen de transparencia y buenos manejos de tu institución.

 

Herramientas Online:

17. Sitio Web: El básico y principal, es tu oficina virtual, donde la gente que quiera saber de tu organización va a buscar.

  • Blog: En la actualidad el blog está integrado al sitio web, y lo debes actualizar a menudo. Te permite compartir artículos de opinión, resultados de investigaciones, etc.
  • Google Sites / adobe spark: Hay proyectos específicos, o actividades específicas que necesitan una página web de referencia distinta a la de tu organización… no es necesario que compres un nuevo dominio, puedes aprovechar las ventajas de Google Sites / adobe spark, que te permiten crear micrositios para estos casos de manera gratuita.

18. Redes Sociales: Cada red social tiene un propósito, y en dependencia de tus objetivos deberán ser las redes sociales en las que estés presente. Recuerda tener SOLO las redes que puedes mantener.

19. Email Institucional: Se que antes era más fácil tener un email institucional (pues hubo un tiempo que las grandes empresas de email los ofrecían de cortesía, en cambio ahora hay que pagar al menos 5 dólares por cada usuario… pero, si tienes los fondos te recomiendo que aproveches esta herramienta, le dará seriedad a tu correspondencia. Si no puedes pagar un email con tu nombre de dominio, procura utilizar un correo serio (nada de chiquitasexy o cosas por el estilo).

20. Whatsapp / Slack: Crear grupos y compartir noticias nunca fue tan fácil, y más ahora con la popularidad de los smartphones… Si eres un principiante en esto de la tecnología el Whatsapp llenará tus necesidades, pero deberías pensar en utilizar Slack, que está pensado específicamente para la comunicación organizacional, brindándote herramientas que Whatsapp por su naturaleza no puede (como encontrar los documentos que has enviado y que te envían a dos clics de distancia).

21. Video Conferencias: Hay muchas opciones en el internet que te permiten realizar video conferencias, aprovéchalas en tu beneficio.

22. G-Suite: Soy declarada fan de Google, y con G-suite se asegura de dar a las organizaciones las herramientas necesarias para comunicarse eficientemente, dentro de G-Suite puedes encontrar: G Mail, Google Drive, Google Sites, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Entre otras… ¿Las conoces todas?

23. Google Forms: Si, ya lo mencioné en el punto anterior, pero creo sinceramente que Google Forms merece un punto aparte… Imagínate que debes hacer un informe final o semestral, o inclusive la memoria de tu institución, y que toda la información que te llega esta en formatos distintos, con criterios distintos, algunos dan más énfasis a la información cuantitativa y otros a la información cualitativa… ¿Qué hacer?… Fácil, crea un formulario en Google Forms donde incluyas toda la información que necesitas, tal y como la necesitas y la envías a todos los interesados, toda la información que te envíen se cargará en una base de datos que puedes descargar en tu computadora para su análisis, pero hay más… toda esa información también la puedes convertir en gráficos sin mayor esfuerzo.

24. Buffer / Hootsuite: Te permite distribuir tu información a las distintas redes sociales con las que estés conectado… ¿no estás en tu computadora?, en realidad no importa, pues tienen aplicaciones que funcionan con IOS o con Android, así que puedes hacer las publicaciones desde donde estés, en cualquier horario, con el añadido que puedes acceder a estadísticas de tus publicaciones.

25. MailChimp: Te permite enviar tus boletines a toda tu base de datos, pero además es una herramienta que te ayudará a recaudar fondos.

26. Global Giving: Es una plataforma dirigida a organizaciones sociales y que brinda servicios personalizados para la recaudación de fondos para proyectos sociales, con la ventaja de que permite que los donantes se contacten directamente con cada organización para ejecutar proyectos.

27. Contenidos audiovisuales que muestren el progreso de los proyectos: Todos estamos claros que muchas veces en los proyectos las actividades son cíclicas (sobre todo si son proyectos de más de un año)

En mi caso, el proyecto para el que yo trabajaba era de apoyo a escuelas / huertos escolares, y todas las fotografías que se enviaban, en un principio, eran de cultivos o de niños, sin un orden lógico, lo que aprendí después es que debe haber una lógica, que muestre el proceso del proyecto, empezando por fotos de la escuela sin huertos escolares y finalizando (en diciembre) con los niños comiendo los productos del huerto… no importa si ese proceso se lleva a cabo más de una vez en el año (como es el caso de los cultivos), debe haber una lógica que muestre el progreso obtenido gracias al proyecto.

28. Recortes de Prensa: En la actualidad eso no se hace literalmente así (no recortas un artículo y lo pegas en un álbum), pero si puedes recopilar los enlaces donde tu organización es mencionada y ponlos en un lugar visible en tu web, también es recomendable compartirlos en tus redes sociales… ¿Por qué?, porque dan credibilidad a tu trabajo.

29. Publicaciones: ¿Tienes sistematizaciones, investigaciones, experimentos, metodologías propias?, pues es hora de que lo compartas con el mundo, si no tienes para publicarla en físico, eso ya no es importante, puedes compartirla vía electrónica, y de paso posicionarte como un especialista en tu rama.

  • Contenidos Escritos: Es donde definirás el tipo de contenido escrito que compartirás en tus redes sociales / página web, y pueden incluir: Noticias de tus proyectos, menciones de tu organización en otros medios, próximos eventos, posts del blog, noticias de las contrapartes, efemérides, apariciones en los medios de comunicación, testimonios de voluntarios y beneficiarios, participación en eventos (talleres, conferencias, capacitaciones, etc.), pronunciamientos de solidaridad, entre otros.
  • Contenidos Audiovisuales: Acá definirás,
    • Los formatos para publicar: Fotografías, vídeos, gifs, infografías, viñetas de radio, etc.
    • Las normativas que se deben respetar al hacer ese tipo de publicaciones, por ejemplo:
    • Colocación del logotipo.
    • Tamaño de las imágenes.
    • Utilización o no de imágenes sensibles.
    • Idiomas: Estos estarán en dependencia de tu público meta (sobre todo donantes y/o voluntarios).
    • Posicionamiento SEO: Técnicas y estrategias para posicionarte en la Web y hacer que tu público meta te encuentre más fácilmente.
    • Uso de Hashtags: Usar un buen hashtag te permitirá posicionarte mejor, sensibilizar, incidir, y por que no, hasta recaudar fondos, con ellos puedes fortalecer tu imagen y personalidad en las redes sociales

30. Asana: Es una aplicación diseñada para mejorar la comunicación y colaboración en equipo, existen muchas aplicaciones parecidas en el mercado, pero me encanta Asana, porque su versión Free es bastante completa.

¿Cuántas de estas herramientas te serán de utilidad para mejorar la comunicación de tu empresa?…

Para el próximo post hablaremos sobre  El mensaje.