Como ya les había hablado en el post anterior durante 6 años trabajé como responsable del programa de voluntariado en una organización No Gubernamental, y basada en mi experiencia personal, hoy te traigo


10 Consejos para trabajar con voluntarios.

1. Capacita a tu personal.

Recibir voluntarios requiere capacitación y entrenamiento, desde cosas mínimas (como el idioma), hasta saber qué hacer en caso de… es muy importante que las personas directamente relacionadas con el programa estén capacitados, tengan claros los objetivos a conseguir y Tengan la capacidad de trabajar con personas de distintas culturas, temperamentos, habilidades, etc. (si deseas más información al respecto, por favor escríbeme para contarte más de mi experiencia).

2. Crea condiciones para el trabajo voluntario.

Quiero dejar en claro que si te decides a recibir voluntarios en tu institución no debe ser porque quieres ahorrarte el salario de una persona, ese nunca debe ser el caso, el voluntario servirá de apoyo para tu equipo, pero la responsabilidad seguirá siendo del personal contratado…

Pero además, debes contar con las condiciones logísticas mínimas para que el voluntario pueda realizar su trabajo de manera segura, por ejemplo, si es necesario viajar a comunidades debes garantizarle una forma segura de transporte, Si se hospeda con una familia de la zona, debes garantizar que el espacio cumple con las condiciones mínimas para hospedarlo, si trabajará en la oficina de tu institución, al menos debe tener asignada una mesa/escritorio en donde hacerlo.

3. Asigna un responsable por voluntario / grupo de voluntarios.

Como te decía antes, un voluntario no es un trabajador de tu institución (aunque si debe ser un miembro más del equipo), por lo que no tendrá conocimiento de los procedimientos internos de tu institución, y si es extranjero, también necesitará ayuda para entender las idiosincrasias culturales locales… Lo mejor es que cada voluntario o grupo de voluntarios tenga una persona asignada como su contraparte, y que trabajen juntos, eso también facilitará la transferencia de conocimientos y la creación de habilidades específicas en tu personal, y dará sostenibilidad al trabajo realizado por el voluntario…. También debes tomar en cuenta que si el voluntario habla otro idioma, lo ideal (aunque no siempre necesario) es que su contraparte hable su idioma.

4. Capacita al personal voluntario.

Los temas básicos que deberías tratar es:

  1. Normas de seguridad.
  2. Cultura e idiosincrasia local.
  3. Procedimientos internos de tu institución.
  4. Idioma.
  5. y por supuesto, capacitación específica referente al trabajo que realizará en tu institución.

5. Haz un cronograma de trabajo.

Los voluntarios necesitan estar claros de qué se espera de ellos, y establecer metas a alcanzar, mi consejo es hacer una planificación general (que abarque todo el período que el voluntario trabajará con tu organización), y además planificaciones mensuales y semanales, pues eso te permitirá ir evaluando y adaptando la planificación general a cada voluntario.

6. Evalúa constantemente.

Con esto no quiero decir que pases TODO el tiempo del voluntario en tu organización evaluando, quiero decir que hagas evaluaciones periódicas que te permitan brindar una experiencia enriquecedora al voluntario y a tu organización… No tienes idea de cuántos problemas y malos entendidos puedes resolver…

7. Ve paso a paso.

No trates de dar todas las orientaciones el mismo tiempo como si fuera una lista que debes llenar, ve paso a paso, dándole tiempo al voluntario de adaptarse, aprender y hacer el trabajo que quieres de él… Divide cada objetivo a alcanzar en tareas, y ve orientando lo que el voluntario debe hacer tarea por tarea, puede que haya voluntarios que lo hagan todo muy rápido, pero también otros que vayan más lento… adaptate tú a esa velocidad, no al contrario.

8. Lo importante del voluntariado es la convivencia.

No lo olvides, los voluntarios son personas con un gran compromiso social, pero también que quieren relacionarse con personas de tu institución y de la comunidad, aparta tiempo en el cronograma para realizar actividades de convivencia entre el voluntario y el resto del equipo de tu institución.

9. Deja las reglas claras desde el principio.

Escribe en un pequeño documento algunas reglas básicas que los voluntarios deberían cumplir, en él se deben incluir normas de seguridad, pero también otro tipo de normas, como por ejemplo, el cumplimiento de horarios, el trato con otras personas, las reglas institucionales y si recibirás grupos de voluntarios menores de edad, podrías evaluar la idea de hacer programas «Cero Alcohol».

10. Escuchar las expectativas de los voluntarios.

Puede que algunos voluntarios tengan expectativas irreales (como acabar con el hambre en el mundo), pero también habrán expectativas que tú puedes facilitar que se alcancen (como conocer más de la realidad local, o adquirir experiencia en x o y tarea) y que harán de el voluntariado en tu institución una experiencia más agradable, lo que a la larga mejorará tu imagen institucional.

Bono:

Crear Espacios de Reflexión.

No sólo con los voluntarios, también es necesario crearlos con los miembros permanentes de tu equipo… En mi experiencia, la institución para la que trabajaba no le gustaba trabajar con voluntarios, porque en general ellos viajaban a Nicaragua durante las vacaciones, lo que significaba que el personal no podía pasar las fiestas navideñas con sus familias, al reflexionar con ellos de lo que los voluntarios venían a hacer a Nicaragua, y de que también ellos habían dejado a sus familias en las fiestas para ayudar a nuestros conciudadanos, les hizo cambiar su actitud hacia los grupos de voluntarios que nos visitaban.