Como ya he dicho en otras oportunidades cuando hablamos de comunicación, la planificación es un punto primordial, no sólo para optimizar nuestros recursos (incluido el tiempo), si no para poder elegir la mejor herramienta para alcanzar nuestros objetivos institucionales. Una de las herramientas más poderosas con la que contamos son los boletines institucionales (si te interesa conocer las 7 razones para tener uno en tu institución, puedes hacer clic aquí) …. ¿Listo para Empezar?


Define el objetivo del boletín:

Puedes utilizar los boletines institucionales para varias cosas, entre las que tenemos:

  1. Compartir Noticias importantes de tu institución.
  2. Promocionar productos o servicios (Por ejemplo, si tu institución ofrece atención médica, o vende servicios de alimentación).
  3. Para difundir eventos actuales (¿Estas organizando una feria y quieres que la gente participe?, este es buen modo de divulgarlo).
  4. Difundir información científica o resultados de investigaciones realizadas en tu institución.
  5. Campañas de Recaudación de fondos (tanto para solicitarlos, como para informar los logros alcanzados)

Determina el tipo de contenido:

Este va a depender en gran medida del punto anterior, y tienes la posibilidad de usar distintos formatos (vídeo, sonido, imagen, texto) que te permitan distribuir la información de la mejor manera.

Identifica tu audiencia objetivo:

En el post anterior hablamos de que puedes segmentar tu lista, lo que te permitirá definir si vas a hacer dos o tres versiones del mismo boletín (No es lo mismo un boletín dirigido a tus donantes, que el dirigido a captar voluntarios), o si sólo enviarás el boletín a un público meta específico (como donantes, contrapartes, voluntarios, etc.).

Decide la frecuencia en la que enviarás tu boletín

Acá debes tomar en cuenta dos cuestiones importantes:

  1. Tu capacidad para elaborar el boletín (encontrar la información, hacer los vídeos, tomar fotografías, entrevistar gente, etc.)
  2. Que una vez que hayas decidido la frecuencia con la que lo elaborarás y enviarás, debes tratar de cumplir con el plazo estipulado, Si te propones enviarlo cada mes, debes cumplir con ese plazo, pues es lo que generara confianza en tu público.

Define el formato:

Creo que este punto es el que cohíbe a las organizaciones y personas de trabajar un boletín institucional, pues todavía tenemos el paradigma del boletín parecido a una revista con secciones, artículos, página de opinión, noticias, anuncios, etc, etc, etc… Pero en realidad hay cientos de diseños y formatos que puedes utilizar, desde los sencillos (que incluye un artículo + imagen) hasta los más complicados con múltiples artículos, fotografías, vídeos, infografías, etc., la imaginación es el límite… sin embargo recuerda mi segundo consejo en cuanto a comunicación… “Mientras más simple, mejor”, pues será más fácil de elaborar, más fácil de conseguir la información, y mucho más barato de producir.

Produce contenido de calidad y relevante:

En internet el contenido es el rey, por lo que, si vas a enviar un boletín, este debe suministrar contenido de valor que no puedan encontrar en otro lugar.

También es importante que cuides la ortografía y la gramática.

No dejes de lado la presentación:

Procura que las fotos, vídeos, sonido sean de calidad, y que se mire atractivo para que llame la atención de nuestros lectores.

Integra las redes sociales:

Permite que las personas que lean tu boletín se conecten con tu institución a través de distintos medios en la red, por lo que es buena idea que incluyas links y vínculos a tus redes sociales oficiales, sitio web, dirección de email, quizá Whatsapp u otro pedio de contacto con el que cuentes.

Agrega una llamada a la acción:

Esta debe ser acorde al objetivo de tu boletín, por lo que debes incluir un mensaje que motive al lector a que apoye tu causa, ya sea donando, participando como voluntario, apoyando una campaña, o simplemente compartiendo este boletín con sus contactos.

Busca Ayuda:

Todo depende del tipo de boletín que vas a realizar, de la información que incluirás, mientras más involucres a tus compañeros, más van a sentir que es un boletín de todos, por otro lado, si va a ser un boletín de un proyecto en específico, necesitarás información, fotografías, entrevistas, etc.

Abre una cuenta en una plataforma de envío (como mailchimp):

Esto te facilitará muchísimo las cosas, pues te permite segmentar tus listas de contactos, pero también cuenta con plantillas, en las que solamente debes agregar la información para tener listo tu boletín institucional.

Distribuye el Boletín:

  1. Distribúyelo directamente, a los contactos que conozcas en persona (como contrapartes, donantes, colaboradores, medios de comunicación, etc.)
  2. Crea una lista de correos (para eso, veremos en próximos posts cómo crear una landing page en tu web, para que las personas se inscriban para recibir tu boletín).
  3. Distribúyelo a través de las redes sociales de tu institución.

¿Listo para empezar?